Compania menține un Plan de Cafeterie conform Secțiunii 125 („Planul”) în conformitate cu Secțiunea 125 din Codul Veniturilor Interne și cu reglementările federale aplicabile.
Scopul Planului este de a permite angajaților eligibili să opteze pentru anumite beneficii calificate prin contribuții de reducere a salariului înainte de impozitare. Participarea la Plan permite angajaților să primească anumite beneficii în locul compensațiilor în numerar impozabile, care pot reduce venitul impozabil, sub rezerva regulilor fiscale aplicabile.
Planul este destinat să respecte toate legile și reglementările fiscale federale aplicabile. Doar beneficiile și cheltuielile permise în temeiul Planului și al regulilor aplicabile ale Serviciului de Venituri Interne (IRS) pot fi plătite sau rambursate înainte de impozitare.
Compania a angajat Ignite Health pentru a furniza servicii administrative legate de Plan.
2. Reducerea salariului înainte de impozitare și implicațiile fiscale
Prin alegerea beneficiilor în cadrul Planului, angajatul recunoaște și este de acord că:
Suma contribuțiilor alese va fi dedusă din salariu înainte de impozitul federal pe venit, impozitele la asigurările sociale (FICA) și impozitele Medicare, în măsura permisă de lege.
Deoarece salariile impozabile sunt reduse, participarea la Plan poate duce la:
O obligație fiscală federală mai mică în prezent; și
O potențială reducere a anumitor beneficii salariale, inclusiv, dar fără a se limita la, beneficiile de asigurări sociale, indemnizațiile de invaliditate sau indemnizația de șomaj.
Alegerile făcute în cadrul Planului sunt, în general, irevocabile pentru anul planului, cu excepția cazului în care are loc o modificare permisă a alegerilor la mijlocul anului, în conformitate cu reglementările IRS și termenii Planului.
Angajații sunt responsabili pentru analizarea cu atenție a alegerilor lor și a impactului financiar potențial al participării.
3. Prevederi privind Contul de Cheltuieli Flexibile (FSA) (Dacă este cazul)
Dacă Planul include un Cont de Cheltuieli Flexibile pentru Sănătate („FSA pentru Sănătate”) și/sau un Cont de Cheltuieli Flexibile pentru Îngrijirea Persoanelor Întreținute („FSA pentru Îngrijirea Persoanelor Întreținute”), se aplică următoarele prevederi.
a. Alegere și Disponibilitate
Angajații trebuie să aleagă o sumă anuală de contribuție înainte de începerea anului de plan aplicabil.
Pentru conturile FSA pentru sănătate:
Suma integrală anuală aferentă alegerilor este disponibilă pentru rambursare la începutul anului de planificare, chiar dacă contribuțiile se fac prin deduceri salariale în timpul anului.
Pentru conturile FSA pentru îngrijirea persoanelor dependente:
Rambursările sunt limitate la suma efectiv contribuită la momentul depunerii unei cereri.
b. Momentul cheltuielilor eligibile
Doar cheltuielile suportate în cursul anului de plan aplicabil (sau în orice perioadă de grație permisă sau perioadă de reportare în cadrul Planului) sunt eligibile pentru rambursare.
Cheltuielile trebuie:
Să fie justificate corespunzător
Să se califice conform regulilor IRS aplicabile
Să nu fie rambursate din nicio altă sursă sau solicitate ca deducere sau credit fiscal
c. Regula „Utilizați-o sau pierdeți-o”
Conturile de cheltuieli flexibile sunt supuse regulii IRS „utilizați-o sau pierdeți-o”.
Orice sold neutilizat rămas la sfârșitul anului de plan (sau al perioadei de grație aplicabile sau al perioadei de reportare, dacă este oferită) poate fi pierdut în conformitate cu reglementările IRS și termenii Planului.
Angajații sunt singurii responsabili pentru estimarea cheltuielilor eligibile anticipate atunci când fac alegeri.
d. Nu se acceptă retrageri de numerar sau utilizare necalificată
Fondurile FSA:
Nu pot fi retrase ca numerar
Nu pot fi utilizate pentru cheltuieli personale sau necalificate
Pot fi utilizate numai în conformitate cu prevederile Planului
Conturile de Cheltuieli Flexibile nu sunt conturi de economii și nu pot fi transferate sau cesionate.
4. Cheltuieli medicale eligibile – Health FSA
Rambursările Health FSA sunt limitate la cheltuielile medicale calificate, așa cum sunt definite în Secțiunea 213(d) din Codul Veniturilor Interne și permise de Plan.
Definiție generală
Cheltuielile medicale calificate sunt cheltuieli plătite pentru diagnosticarea, vindecarea, atenuarea, tratamentul sau prevenirea bolilor sau pentru tratamente care afectează orice structură sau funcție a corpului.
Exemple de cheltuieli eligibile
Exemplele pot include:
Vizite la medic și specialist
Servicii spitalicești și proceduri chirurgicale
Îngrijire preventivă (examene fizice, screening-uri, imunizări)
Teste de diagnostic și servicii de laborator
Tratament pentru sănătate mintală și tulburări de consum de substanțe
Îngrijire chiropractică și terapie fizică
Medicamente eliberate pe bază de rețetă și insulină
Medicamente eligibile fără prescripție medicală, conform regulilor IRS
Echipamente și consumabile medicale durabile
Servicii stomatologice, inclusiv ortodonție
Servicii oftalmologice, inclusiv ochelari, lentile de contact și LASIK
Aparate auditive și consumabile conexe
Pompe de sân și consumabile pentru alăptare
Transport medical calificat sau kilometraj (sub rezerva limitelor IRS)
Exemple de cheltuieli în general neeligibile
Cheltuielile în general neeligibile includ:
Proceduri cosmetice care nu sunt necesare din punct de vedere medical
Abonamente la sală sau programe generale de fitness
Vitamine sau suplimente pentru sănătate generală
Albire dentară
Cheltuieli rambursate de un alt plan sau solicitate ca deducere fiscală
5. Cerințe de justificare
Toate cererile de rambursare trebuie să fie justificate corespunzător.
Documentația necesară trebuie să includă:
Data la care a fost efectuată cheltuiala
Descrierea serviciului sau articolului
Suma cheltuielii
Numele furnizorului sau comerciantului
Documentația acceptabilă poate include chitanțe, facturi sau explicații ale beneficiilor (EOB).
Administratorul planului poate solicita documente suplimentare atunci când este necesar pentru a confirma eligibilitatea.
6. Utilizare necorespunzătoare, neconformitate și recuperarea impozitului pe salarii
Angajatul recunoaște și este de acord că:
Utilizarea contribuțiilor înainte de impozitare sau a fondurilor FSA pentru cheltuieli necalificate sau justificate necorespunzător este interzisă.
Nerespectarea termenilor Planului sau a regulilor IRS aplicabile poate duce la pierderea statutului de avantaj fiscal al sumelor.
Dacă fondurile sunt utilizate într-un mod incompatibil cu Planul sau cu legislația aplicabilă, angajatorul poate fi obligat să:
Recalifice sumele afectate drept salarii impozabile; și
Să recupereze impozitele pe salarii aplicabile, inclusiv Securitatea Socială (FICA) și Medicare.
Corecțiile pot avea loc prin:
Ajustări ale salariilor în timpul anului planului
Corecții retroactive ale salariilor
Ajustări ale raportării impozitelor la sfârșitul anului
Angajatorul și Ignite Health pot implementa acțiuni corective rezonabile necesare pentru a menține statutul de calificare fiscală a Planului.
7. Administrarea Planului și Limitarea Răspunderii
Compania a angajat Ignite Health pentru a furniza servicii administrative pentru Plan.
Ignite Health acționează exclusiv în calitate administrativă și administrează Planul în conformitate cu documentul scris al Planului și cu legislația aplicabilă.
Nici angajatorul, nici Ignite Health nu garantează tratamentul fiscal al oricărui beneficiu, rambursare sau alegere în cadrul Planului.
Angajații rămân singurii responsabili pentru:
Determinarea eligibilității cheltuielilor
Asigurarea conformității cu cerințele IRS
Menținerea documentației corespunzătoare
În măsura maximă permisă de lege, Ignite Health și angajatorul nu vor fi răspunzători pentru consecințele fiscale, penalitățile sau pierderile care decurg din alegerile angajaților, depunerea cererilor sau nerespectarea regulilor Planului.
8. Despăgubire și exonerare de răspundere
În măsura maximă permisă de lege, angajatul este de acord să despăgubească, să apere și să exonereze de răspundere Compania și Ignite Health, inclusiv afiliații, funcționarii, directorii, angajații, agenții și reprezentanții acestora, de și împotriva oricăror pretenții, răspunderi, daune, impozite, penalități, dobânzi, pierderi, costuri și cheltuieli (inclusiv onorariile avocațiale rezonabile) care decurg din sau sunt legate de:
Depunerea unor cereri inexacte sau neeligibile
Nefurnizarea documentelor necesare
Utilizarea abuzivă a fondurilor Planului
Denaturarea eligibilității sau a cheltuielilor
Obligații fiscale rezultate din acțiunile sau nerespectarea de către angajat
Angajatul este de acord să ramburseze angajatorului sau Ignite Health orice pierderi, penalități sau costuri administrative rezultate din astfel de acțiuni.
9. Interpretarea Planului și Autoritatea Administrativă
În măsura permisă de lege și de documentul Planului, Ignite Health, acționând în calitatea sa administrativă, va avea autoritatea de a:
Interpreta prevederile Planului
Determina eligibilitatea pentru beneficii
Evalua cererile de rambursare
Solicita documentație
Stabili proceduri administrative rezonabile
Determinările administrative luate cu bună-credință vor fi considerate definitive și obligatorii în măsura permisă de lege.
10. Conformitatea cu reglementările și cooperarea în auditul guvernamental
Planul este conceput să respecte Secțiunea 125 din Codul Veniturilor Interne și reglementările federale aferente.
Angajații recunosc că agențiile guvernamentale, inclusiv Serviciul de Venituri Interne, pot revizui sau audita Planul.
Angajații sunt de acord să coopereze cu solicitările rezonabile de documentație sau informații necesare pentru a verifica eligibilitatea sau cererile.
Dacă o autoritate de reglementare stabilește că anumite sume trebuie tratate drept compensații impozabile din cauza neconformității, angajatorul sau Ignite Health pot implementa acțiuni corective, inclusiv:
Ajustări ale salariilor
Corecții la raportarea fiscală
Recuperarea fondurilor rambursate necorespunzător, acolo unde este permis de lege
11. Fără consultanță fiscală sau juridică
Nici angajatorul, nici Ignite Health nu oferă consultanță fiscală, contabilă sau juridică cu privire la participarea la Plan.
Angajații sunt încurajați să își consulte consultantul fiscal personal cu privire la potențialele consecințe fiscale ale participării.
12. Confirmarea de către angajat
Prin alegerea beneficiilor în cadrul Planului de tip Cafeteria din Secțiunea 125, angajatul recunoaște că:
A primit și a revizuit această declarație
Înțelege implicațiile fiscale ale participării
Înțelege regulile și prevederile privind confiscarea Contului de Cheltuieli Flexibile
Este de acord să respecte termenii Planului și reglementările IRS aplicabile
Acceptă prevederile administrative descrise mai sus
Participarea la Plan constituie acceptarea acestor termeni.