Компания реализует План «Кафетерий» (далее — «План») в соответствии с Разделом 125 Налогового кодекса США и применимыми федеральными нормативными актами.
Цель Плана заключается в том, чтобы предоставить сотрудникам, имеющим на это право, возможность выбора определенных квалифицируемых льгот посредством отчислений из заработной платы до уплаты налогов. Участие в Плане позволяет сотрудникам получать определенные льготы вместо подлежащего налогообложению денежного вознаграждения, что может привести к снижению налогооблагаемого дохода в соответствии с действующими налоговыми нормами.
План разработан с целью обеспечения полного соответствия всем применимым федеральным налоговым законам и нормативным актам. На условиях, исключающих налогообложение, могут быть оплачены или возмещены только те льготы и расходы, которые разрешены в рамках данного Плана и согласно применимым правилам Налогового управления США (IRS).
Компания привлекла организацию Ignite Health для оказания административных услуг, связанных с реализацией данного Плана.
2. Снижение заработной платы до вычета налогов и налоговые последствия
Выбирая участие в Плане, сотрудник подтверждает и соглашается со следующим:
Выбранные суммы взносов будут вычитаться из заработной платы до уплаты федерального подоходного налога, взносов на социальное обеспечение (FICA) и медицинского страхования в той мере, в какой это разрешено законом.
Поскольку облагаемая налогом заработная плата снижается, участие в Плане может привести к:
Снижению текущей федеральной налоговой нагрузки; и
Потенциальному снижению определенных пособий, связанных с заработной платой, включая, помимо прочего, пособия по социальному обеспечению, пособия по инвалидности или пособия по безработице.
Выбор, сделанный в рамках Плана, как правило, является безотзывным на текущий плановый год, если только не произойдет разрешенное изменение выбора в середине года в соответствии с правилами IRS и условиями Плана.
Сотрудники несут ответственность за тщательное рассмотрение своего выбора и потенциальных финансовых последствий участия.
3. Положения о гибком счете расходов (FSA) (при наличии)
Если План предусматривает наличие Гибкого счета расходов на медицинское обслуживание («Health FSA») и/или Гибкого счета расходов на уход за иждивенцами («Dependent Care FSA»), применяются следующие положения.
a. Выбор суммы и доступность средств
Сотрудники обязаны выбрать размер ежегодного взноса до начала соответствующего планового года.
Для счетов Health FSA:
Полная сумма ежегодного взноса, выбранная сотрудником, становится доступной для возмещения расходов уже в начале планового года, несмотря на то что фактическое перечисление взносов осуществляется посредством удержаний из заработной платы в течение года.
Для гибких счетов расходов (FSA) на уход за иждивенцами:
Возмещение ограничено суммой, фактически внесенной на момент подачи заявки.
b. Сроки возникновения расходов, подлежащих возмещению
Возмещению подлежат только расходы, понесенные в течение соответствующего планового года (либо в течение любого допустимого льготного периода или периода переноса средств, предусмотренного Планом).
Расходы должны:
Иметь надлежащее документальное подтверждение;
Соответствовать требованиям применимых правил IRS;
Не быть возмещенными из какого-либо иного источника, а также не быть заявленными в качестве налогового вычета или налогового зачета.
c. Правило «используй или потеряешь»
На гибкие расходные счета распространяется правило Налогового управления США (IRS) «используй или потеряешь».
Любой неиспользованный остаток средств, сохраняющийся на конец планового года (либо соответствующего льготного периода или периода переноса остатка, если таковые предусмотрены), может быть аннулирован в соответствии с нормативными актами IRS и условиями Плана.
Сотрудники несут единоличную ответственность за оценку предполагаемых расходов, подлежащих возмещению, в момент выбора параметров участия в программе.
d. Запрет на снятие наличных и нецелевое использование средств
Средства FSA:
Не подлежат снятию наличными
Не могут быть использованы для оплаты личных или нецелевых расходов
Могут быть использованы исключительно в соответствии с положениями Плана
Гибкие счета расходов (FSA) не являются сберегательными счетами; права на средства, находящиеся на таких счетах, не подлежат передаче или уступке.
4. Расходы на медицинское обслуживание, подлежащие возмещению — Медицинский гибкий счет расходов (Health FSA)
Возмещение расходов в рамках программы Health FSA ограничивается квалифицируемыми медицинскими расходами, определенными в соответствии с Разделом 213(d) Налогового кодекса США и разрешенными условиями Плана.
Общее определение
Квалифицируемые медицинские расходы — это расходы, оплаченные с целью диагностики, излечения, облегчения симптомов, лечения или профилактики заболеваний, либо расходы на процедуры, воздействующие на какую-либо структуру или функцию организма.
Примеры расходов, подлежащих возмещению
К таким расходам могут относиться:
Прием у врача и специалиста
Больничные услуги и хирургические процедуры
Профилактическая помощь (медицинские осмотры, обследования, вакцинация)
Диагностические исследования и лабораторные услуги
Лечение психических расстройств и зависимостей
Хиропрактическое лечение и физиотерапия
Лекарства, отпускаемые по рецепту, и инсулин
Лекарства, отпускаемые без рецепта, в соответствии с правилами IRS
Медицинское оборудование и расходные материалы длительного пользования
Стоматологические услуги, включая ортодонтию
Офтальмологические услуги, включая очки, контактные линзы и LASIK
Слуховые аппараты и сопутствующие товары
Молотобойные устройства и средства для кормления грудью
Квалифицированная медицинская транспортировка или оплата пробега (в соответствии с ограничениями IRS)
Примеры расходов, которые обычно не подлежат возмещению
К расходам, которые обычно не подлежат возмещению, относятся:
Косметические процедуры, не являющиеся необходимыми по медицинским показаниям
Абонементы в спортзал или программы общей физической подготовки
Витамины или добавки для общего оздоровления
Отбеливание зубов
Расходы, возмещенные по другой программе или заявленные в качестве налогового вычета
5. Требования к документальному подтверждению
Все требования о возмещении расходов должны быть надлежащим образом документально подтверждены.
Обязательный пакет документов должен включать:
Дату возникновения расхода
Описание услуги или приобретенного товара
Сумму расхода
Наименование поставщика услуг или продавца
В качестве допустимых подтверждающих документов могут выступать чеки, счета-фактуры или выписки о возмещении расходов (EOB).
В случае необходимости подтверждения права на возмещение Администратор Плана может запросить дополнительные документы.
6. Ненадлежащее использование, несоблюдение требований и возврат налогов на заработную плату
Сотрудник подтверждает и соглашается с тем, что:
Использование взносов, внесенных до уплаты налогов, или средств со Счета гибких расходов (FSA) для оплаты расходов, не подпадающих под установленные критерии или не имеющих надлежащего документального подтверждения, запрещено.
Несоблюдение условий Плана или применимых правил Налогового управления США (IRS) может привести к утрате соответствующими суммами статуса налоговых льгот.
В случае использования средств способом, противоречащим условиям Плана или применимому законодательству, от работодателя может потребоваться:
Переквалифицировать соответствующие суммы в налогооблагаемую заработную плату; и
Взыскать применимые налоги на фонд оплаты труда, включая взносы на социальное обеспечение (FICA) и медицинское страхование (Medicare).
Внесение исправлений может осуществляться посредством:
Корректировок начислений заработной платы в течение планового года;
Ретроактивных исправлений начислений заработной платы;
Корректировок налоговой отчетности по итогам года.
Работодатель и компания Ignite Health вправе принимать разумные корректирующие меры, необходимые для сохранения статуса Плана как квалифицированного в налоговом отношении.
7. Администрирование Плана и ограничение ответственности
Компания привлекла организацию Ignite Health для оказания административных услуг в рамках данного Плана.
Ignite Health действует исключительно в административном качестве и осуществляет администрирование Плана в строгом соответствии с официальным документом, регламентирующим План, и нормами применимого законодательства.
Ни работодатель, ни Ignite Health не предоставляют гарантий в отношении налогового режима, применяемого к каким-либо льготам, компенсациям или выборам, сделанным в рамках данного Плана.
Сотрудники несут единоличную ответственность за:
Определение правомерности расходов;
Обеспечение соблюдения требований Налогового управления США (IRS);
Ведение надлежащей документации.
В максимально допустимых законом пределах Ignite Health и работодатель не несут ответственности за налоговые последствия, штрафы или убытки, возникшие вследствие выбора, сделанного сотрудником, подачи им заявок на возмещение расходов или несоблюдения им правил Плана.
8. Возмещение убытков и освобождение от ответственности
В максимально допустимых законом пределах Сотрудник соглашается возмещать убытки, обеспечивать защиту и освобождать от ответственности Компанию и Ignite Health, включая их аффилированных лиц, должностных лиц, директоров, сотрудников, агентов и представителей, в отношении любых претензий, обязательств, убытков, налогов, штрафов, процентов, потерь, издержек и расходов (включая разумные расходы на юридические услуги), возникающих в связи с:
Подачей неточных или неправомерных заявок на возмещение расходов;
Непредоставлением требуемой документации;
Нецелевым использованием средств Плана;
Искажением информации о праве на участие в Плане или о понесенных расходах;
Налоговыми обязательствами, возникшими вследствие действий или бездействия Сотрудника.
Сотрудник соглашается возместить Работодателю или Ignite Health любые убытки, штрафы или административные расходы, возникшие в результате таких действий.
9. Толкование Плана и административные полномочия
В пределах, допускаемых законодательством и документом Плана, компания Ignite Health, действуя в качестве администратора, обладает полномочиями:
Толковать положения Плана;
Определять право на получение льгот;
Рассматривать требования о возмещении расходов;
Запрашивать документацию;
Устанавливать разумные административные процедуры.
Административные решения, принятые добросовестно, считаются окончательными и обязательными для исполнения в пределах, допускаемых законодательством.
10. Соблюдение нормативных требований и сотрудничество с государственными органами при проведении аудита
План разработан в соответствии со статьей 125 Налогового кодекса США и соответствующими федеральными нормативными актами.
Сотрудники подтверждают, что государственные органы, включая Налоговую службу, могут проверять или проводить аудит Плана.
Сотрудники обязуются сотрудничать с органами, запрашивающими документацию или информацию, необходимую для подтверждения права на участие или заявлений.
Если регулирующий орган определит, что определенные суммы должны рассматриваться как налогооблагаемая компенсация в связи с несоблюдением требований, работодатель или Ignite Health могут принять корректирующие меры, включая:
Корректировки заработной платы
Корректировки налоговой отчетности
Возврат неправомерно возмещенных средств в случаях, разрешенных законом
11. Отсутствие налоговых или юридических консультаций
Ни Работодатель, ни компания Ignite Health не предоставляют налоговых, бухгалтерских или юридических консультаций касательно участия в Плане.
Сотрудникам рекомендуется проконсультироваться со своим личным налоговым консультантом относительно возможных налоговых последствий участия.
12. Подтверждение сотрудника
Выбирая льготы в рамках «Плана-кафетерия» (Section 125 Cafeteria Plan), сотрудник подтверждает, что он:
Получил и ознакомился с настоящим информационным уведомлением;
Понимает налоговые последствия своего участия в Плане;
Понимает правила функционирования Счета гибких расходов (Flexible Spending Account), а также положения о возможном аннулировании средств;
Соглашается соблюдать условия Плана и применимые нормативные акты Налогового управления США (IRS);
Принимает административные положения, описанные выше.
Участие в Плане рассматривается как согласие с данными условиями.