Компанія підтримує План кафетерію Розділу 125 («План») відповідно до Розділу 125 Податкового кодексу та чинних федеральних норм.
Метою Плану є надання можливості працівникам, які мають на це право, обрати певні кваліфіковані пільги через внески на зменшення заробітної плати до сплати податків. Участь у Плані дозволяє працівникам отримувати певні пільги замість оподатковуваної грошової компенсації, що може зменшити оподатковуваний дохід, відповідно до чинних податкових правил.
План має на меті відповідати всім чинним федеральним податковим законам та нормам. Тільки пільги та витрати, дозволені Планом та чинними правилами Податкової служби (IRS), можуть бути виплачені або відшкодовані на основі до сплати податків.
Компанія залучила Ignite Health для надання адміністративних послуг, пов'язаних з Планом.
2. Зниження заробітної плати до сплати податків та податкові наслідки
Обираючи пільги за Планом, працівник визнає та погоджується з наступним:
Суми обраних внесків будуть вираховуватися із заробітної плати до сплати федерального податку на прибуток, податків на соціальне забезпечення (FICA) та Medicare у межах, дозволених законом.
Оскільки оподатковувана заробітна плата зменшується, участь у Плані може призвести до:
Зниження поточних зобов'язань щодо федерального податку на прибуток; та
Потенційного зменшення певних виплат, що базуються на заробітній платі, включаючи, але не обмежуючись, виплати за соціальним забезпеченням, виплати по інвалідності або компенсацію по безробіттю.
Вибори, зроблені в рамках Плану, як правило, є безвідкличними для планового року, якщо не відбудеться дозволена зміна виборів у середині року відповідно до правил IRS та умов Плану.
Працівники несуть відповідальність за ретельне обмірковування своїх виборів та потенційного фінансового впливу участі.
3. Положення про гнучкий рахунок витрат (ГРВ) (якщо застосовується)
Якщо План включає гнучкий рахунок витрат на охорону здоров'я («ГРВ на охорону здоров'я») та/або гнучкий рахунок витрат на догляд за утриманцями («ГРВ на охорону здоров'я»), застосовуються такі положення.
a. Вибір та доступність
Працівники повинні обрати суму річного внеску до початку відповідного планового року.
Для ГРВ на охорону здоров'я:
Повна річна сума, яку було обрано, доступна для відшкодування на початку планового року, навіть якщо внески здійснюються шляхом відрахувань із заробітної плати протягом року.
Для FSA з догляду за утриманцями:
Відшкодування обмежене сумою, фактично сплаченою на момент подання заяви.
b. Часові рамки витрат, що підлягають відшкодуванню
Відшкодуванню підлягають лише витрати, понесені протягом відповідного року плану (або будь-якого дозволеного пільгового періоду чи періоду перенесення за Планом).
Витрати повинні:
Бути належним чином обґрунтованими
Відповідати чинним правилам IRS
Не відшкодовуватися з будь-якого іншого джерела або заявлятися як податковий вирахування чи кредит
c. Правило «використовуй або втратиш»
Гнучкі рахунки витрат підпадають під дію правила IRS «використовуй або втратиш».
Будь-який невикористаний залишок, що залишився на кінець року дії плану (або відповідного пільгового періоду чи періоду перенесення, якщо пропонується) може бути конфіскований відповідно до правил IRS та умов Плану.
Працівники несуть повну відповідальність за оцінку очікуваних витрат, що підлягають оплаті, під час прийняття рішення.
d. Заборонено зняття готівки або її некваліфіковане використання
Кошти FSA:
Не можуть бути зняті як готівка
Не можуть бути використані для особистих або некваліфікованих витрат
Можуть бути використані лише відповідно до положень Плану
Гнучкі рахунки витрат не є ощадними рахунками і не можуть бути передані або переуступлені.
4. Допустимі медичні витрати – Health FSA
Відшкодування за програмою Health FSA обмежуються кваліфікованими медичними витратами, визначеними у Розділі 213(d) Податкового кодексу США та дозволеними Планом.
Загальне визначення
Кваліфіковані медичні витрати – це витрати, сплачені за діагностику, лікування, пом’якшення наслідків, лікування або профілактику захворювання, або за лікування, що впливає на будь-яку структуру чи функцію організму.
Приклади кваліфікованих витрат
Приклади можуть включати:
Візити до лікаря та спеціаліста
Лікарняні послуги та хірургічні процедури
Профілактичний догляд (фізичні огляди, скринінги, щеплення)
Діагностичне тестування та лабораторні послуги
Лікування розладів психічного здоров'я та розладів, пов'язаних із вживанням психоактивних речовин
Хіропрактична допомога та фізіотерапія
Рецептурні ліки та інсулін
Безрецептурні ліки, дозволені правилами IRS
Медичне обладнання та матеріали тривалого використання
Стоматологічні послуги, включаючи ортодонтію
Послуги з корекції зору, включаючи окуляри, контактні лінзи та лазерну корекцію слуху (LASIK)
Слухові апарати та супутні матеріали
Молокознімні насоси та приладдя для лактації
Кваліфіковане медичне транспортування або пробіг (залежно від обмежень IRS)
Приклади витрат, що загалом не підлягають відшкодуванню
Витрати, що загалом не підлягають відшкодуванню, включають:
Косметичні процедури, які не є медично необхідними
Абонементи в спортзал або загальні фітнес-програми
Вітаміни або добавки для загального здоров'я
Відбілювання зубів
Витрати, відшкодовані іншим планом або заявлені як податковий відрахування
5. Вимоги до обґрунтування
Усі заяви на відшкодування повинні бути належним чином обґрунтовані.
Необхідна документація повинна містити:
Дату понесення витрат
Опис послуги або товару
Суму витрат
Назву постачальника або продавця
Прийнятною документацією можуть бути квитанції, рахунки-фактури або пояснення пільг (EOB).
Адміністратор плану може запросити додаткову документацію, якщо це необхідно для підтвердження права на отримання допомоги.
6. Неправильне використання, невиконання вимог та повернення податку на заробітну плату
Працівник визнає та погоджується з наступним:
Використання внесків до сплати податків або коштів FSA для некваліфікованих або неналежним чином обґрунтованих витрат заборонено.
Недотримання умов Плану або чинних правил IRS може призвести до втрати сумами статусу податкових пільг.
Якщо кошти використовуються у спосіб, що не відповідає Плану або чинному законодавству, роботодавець може бути зобов'язаний:
Перекваліфікувати відповідні суми як оподатковувану заробітну плату; та
Повернути відповідні податки на заробітну плату, включаючи податки на соціальне забезпечення (FICA) та Medicare.
Виправлення можуть відбуватися шляхом:
Коригування заробітної плати протягом року дії плану
Ретроактивного коригування заробітної плати
Коригування податкової звітності на кінець року
Роботодавець та Ignite Health можуть вживати обґрунтованих коригувальних заходів, необхідних для підтримки податкового статусу Плану.
7. Адміністрування Плану та обмеження відповідальності
Компанія залучила Ignite Health для надання адміністративних послуг для Плану.
Ignite Health діє виключно в адміністративній якості та адмініструє План відповідно до письмового документа Плану та чинного законодавства.
Ні роботодавець, ні Ignite Health не гарантують податковий режим будь-яких пільг, відшкодувань чи виборів за Планом.
Працівники несуть повну відповідальність за:
Визначення допустимості витрат
Забезпечення дотримання вимог IRS
Ведення відповідної документації
У повному обсязі, дозволеному законом, Ignite Health та роботодавець не несуть відповідальності за податкові наслідки, штрафи або збитки, що виникають внаслідок виборів працівників, подання заяв або невиконання правил Плану.
8. Відшкодування збитків та звільнення від відповідальності
У повному обсязі, дозволеному законом, працівник погоджується відшкодовувати збитки, захищати їх та звільняти від відповідальності Компанію та Ignite Health, включаючи їхніх афілійованих осіб, посадових осіб, директорів, працівників, агентів та представників, від будь-яких претензій, зобов'язань, збитків, податків, штрафів, відсотків, збитків, витрат та видатків (включаючи обґрунтовані гонорари адвокатів), що виникають внаслідок або пов'язані з:
Поданням неточних або невідповідних вимог
Ненаданням необхідної документації
Нецільовим використанням коштів Плану
Неправдивим поданням інформації про право на отримання допомоги або витрати
Податковими зобов'язаннями, що виникли внаслідок дій або невиконання працівником вимог
Працівник погоджується відшкодувати роботодавцю або Ignite Health будь-які збитки, штрафи або адміністративні витрати, що виникли в результаті таких дій.
9. Тлумачення Плану та адміністративні повноваження
У межах, дозволених законом та документом Плану, Ignite Health, діючи в адміністративних рамках, має повноваження:
Тлумачити положення Плану
Визначати право на отримання допомоги
Оцінювати заяви про відшкодування
Запитувати документацію
Встановлювати розумні адміністративні процедури
Адміністративні рішення, прийняті добросовісно, вважаються остаточними та обов'язковими до виконання в межах, дозволених законом.
10. Дотримання нормативних вимог та співпраця з урядовим аудитом
План розроблено відповідно до Розділу 125 Податкового кодексу та пов'язаних з ним федеральних норм.
Працівники визнають, що державні установи, включаючи Податкову службу, можуть переглядати або перевіряти План.
Працівники погоджуються співпрацювати з обґрунтованими запитами на надання документації або інформації, необхідної для перевірки права на отримання допомоги або заяв.
Якщо регуляторний орган визначить, що певні суми повинні розглядатися як оподатковувана компенсація через невідповідність, роботодавець або Ignite Health можуть вжити коригувальних заходів, включаючи:
Коригування заробітної плати
Виправлення податкової звітності
Повернення неналежно відшкодованих коштів, якщо це дозволено законом
11. Відсутність податкових чи юридичних консультацій
Ні роботодавець, ні Ignite Health не надають податкових, бухгалтерських чи юридичних консультацій щодо участі в Плані.
Працівникам рекомендується проконсультуватися зі своїм особистим податковим консультантом щодо потенційних податкових наслідків участі.
12. Підтвердження працівника
Обираючи пільги за Планом кафетерію Розділу 125, працівник підтверджує, що він:
Отримав та ознайомився з цим розкриттям інформації
Розуміє податкові наслідки участі
Розуміє правила Гнучого рахунку витрат та положення про конфіскацію
Погоджується дотримуватися умов Плану та чинних правил IRS
Приймає адміністративні положення, описані вище
Участь у Плані означає прийняття цих умов.