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第125節「自助餐計畫」員工揭露與確認書

1. 計劃的目的與宗旨

本公司依據《國內稅收法典》(Internal Revenue Code)第125節及適用的聯邦法規,設立並維持一項第125節「自助餐計畫」(以下簡稱「本計畫」)。

本計劃旨在允許符合資格的員工,透過稅前薪資扣減供款的方式,選擇特定的合資格福利。參與本計畫使員工能夠以特定福利取代應稅現金報酬,從而在符合適用稅收法規的前提下,降低其應稅收入。

本計劃旨在完全符合所有適用的聯邦稅務法律與法規。僅限本計畫及適用的美國國內稅收署(IRS)規則所允許的福利與費用,方可依稅前基礎進行支付或報銷。

本公司已委託 Ignite Health 公司,負責提供與本計畫相關的行政管理服務。

2. 稅前薪資扣減及稅務影響

透過選擇參與本計畫項下的福利,員工特此確認並同意:

  • 根據法律允許的範圍,所選定的供款金額將在扣除聯邦所得稅、社會安全稅(FICA)及醫療保險稅之前,直接從員工薪資中予以扣除。

  • 鑑於應稅薪資因此而降低,參與本計劃可能會導致以下結果:

  • 當期聯邦所得稅納稅義務降低;以及

  • 某些基於薪資計算的福利(包括但不限於社會安全福利、殘障福利或失業補償金)可能隨之減少。

  • 在本計劃項下所作出的選擇,通常在整個計劃年度內均不可撤銷;除非依據美國國稅局(IRS)的相關法規及本計劃的具體條款,發生了允許的年中選擇變更情形。

員工有責任審慎考慮其所做的選擇,並充分評估參與本計劃可能產生的潛在財務影響。

3. 靈活支出帳戶 (FSA) 條款(如適用)

如果本計畫包含健康靈活支出帳戶(「健康 FSA」)和/或受扶養人照護彈性支出帳戶(「受扶養人照護 FSA」),則適用下列條款。

a. 選定與可用性

員工必須在適用的計劃年度開始之前,選定年度供款金額。

針對健康 FSA:

  • 儘管年度供款是透過全年薪資扣除的方式進行的,但選定的年度總金額在計劃年度開始時即可全額用於報銷。

針對受扶養人照護彈性支出帳戶(Dependent Care FSAs):

報銷金額僅限於提交索賠申請時帳戶內已實際存入的資金餘額。

b. 合格費用的發生時間

僅在適用的計劃年度(或根據本計劃規定允許的任何寬限期或結轉期)內發生的費用,方有資格獲得報銷。

相關費用必須符合以下要求:

  • 具備有效的證明文件;

  • 符合美國國稅局(IRS)相關法規的規定;

  • 未曾透過任何其他管道獲得報銷,且未被申報為稅收抵扣或稅收抵免項目。

c. 「不使用即作廢」規則

彈性支出帳戶(FSA)受美國國稅局(IRS)「不使用即作廢」(Use-It-or-Lose-It)規則的約束。

在計畫年度結束時(或在適用的寬限期或結轉期-若有提供-結束時),任何未使用的餘額可能依據 IRS 法規及計畫條款而被沒收。

員工在進行帳戶選擇時,需獨自負責估算其預期的符合資格的支出金額。

d. 禁止提領現金或非合規用途

FSA 資金:

  • 不得以現金形式提領

  • 不得用於個人支出或不符合資格的支出

  • 僅可依據計劃條款的規定使用

靈活支出帳戶並非儲蓄帳戶,且不得進行轉讓或讓與。

4. 符合資格的醫療費用 — 健康彈性支出帳戶 (Health FSA)

Health FSA 的報銷範圍僅限於《國內稅收法典》第 213(d) 節所定義的、且本計劃所允許的「符合條件的醫療費用」。

一般定義

符合資格的醫療費用是指為疾病的診斷、治癒、緩解、治療或預防,抑或是為影響身體任何結構或功能的治療所支付的費用。

符合條件的費用範例

範例包括:

  • 醫師及專科醫生門診服務

  • 醫院服務及手術治療

  • 預防性照護(身體檢查、篩檢、免疫接種)

  • 診斷性檢查及實驗室服務

  • 心理健康及藥物濫用障礙治療

  • 脊椎指壓治療及物理治療

  • 處方藥物及胰島素

  • 符合美國國稅局(IRS)規定的特定非處方藥物

  • 耐用醫療器材及耗材

  • 牙科服務(含正畸治療)

  • 視力保健服務(含眼鏡、隱形眼鏡及雷射視力矯正手術)

  • 助聽器及相關耗材

  • 吸乳器及哺乳用品

  • 符合規定的醫療交通服務或里程費用(受IRS限額約束)

通常不符合報銷資格的費用範例

通常不符合報銷資格的費用包括:

  • 非出於醫療必要性的美容手術

  • 健身房會員資格或一般健身項目

  • 用於維持一般健康的維生素或膳食補充劑

  • 牙齒美白

  • 已由其他計劃報銷或已作為稅務抵扣項申報的費用

5. 證明文件要求

所有報銷申請均須附有適當的證明文件。

所需的證明文件必須包含以下資訊:

  • 費用發生日期

  • 服務或物品的描述

  • 費用金額

  • 服務提供者或商家的名稱

可接受的證明文件包括收據、發票或《福利說明書》(EOB)。

如有必要確認申請人的資格,計劃管理人可能會要求提供額外的證明文件。

6. 不當使用、違規行為及薪資稅追繳

員工確認並同意:

  • 禁止將稅前供款或FSA(靈活支出帳戶)資金用於不符合資格或缺乏充分證明的支出。

  • 若未遵守本計畫的條款或適用的美國國稅局(IRS)法規,相關款項可能會喪失其稅務優惠資格。

如果資金的使用方式與本計畫或適用法律相悖,雇主可能需要採取以下措施:

  • 將受影響的款項重新定性為應稅工資;以及

  • 追繳適用的薪資稅,包括社會安全稅(FICA)和醫療保險稅。

相關更正措施可能透過以下方式實施:

  • 在本計劃年度內進行薪資調整

  • 進行追溯性薪資更正

  • 進行年終稅務申報調整

雇主及 Ignite Health 有權採取一切必要的合理更正措施,以確保本計畫維持其稅務合規資格。

7. 計畫管理與責任限制

本公司已聘請 Ignite Health 為本計畫提供管理服務。

Ignite Health 僅以管理者的身分行事,並依據書面的計畫文件及適用法律對本計畫進行管理。

雇主及 Ignite Health 均不就本計畫下的任何福利、報銷款項或選擇方案所涉及的稅務處理結果提供擔保。

員工須獨自承擔以下責任:

  • 確定各項支出的合規資格;

  • 確保符合美國國稅局(IRS)的相關要求;

  • 妥善保存相應的證明文件。

在法律允許的最大範圍內,對於因員工的選擇方案、索賠申請提交,或未能遵守本計劃規則而產生的任何稅務後果、罰款或損失,Ignite Health 及雇主均不承擔責任。

8. 賠償與免責

在法律允許的最大範圍內,員工同意對本公司及 Ignite Health(包括其關聯公司、高級職員、董事、員工、代理人及代表)進行賠償、辯護並使其免受損害,以應對因下列事項引起或與之相關的任何索賠、責任、損害賠償、稅款、罰款、利息、損失、成本及費用(包括合理的律師費):

  • 提交不準確或不符合資格的索賠申請

  • 未能提供所需的證明文件

  • 濫用計劃資金

  • 對資格或費用進行虛假陳述

  • 因員工的行為或違規行為而產生的稅務責任

員工同意向雇主或 Ignite Health 償付因上述行為而導致的任何損失、罰款或行政費用。

9. 計劃解釋與管理權限

在法律及本計畫文件允許的範圍內,Ignite Health 以其管理身分行事時,有權:

  • 解釋計劃條款

  • 裁定福利資格

  • 審核報銷申請

  • 要求提供相關證明文件

  • 制定合理的管理程序

在法律允許的範圍內,基於誠信原則所作出的管理裁決應被視為最終且具約束力的決定。

10. 法規合規與政府審計配合

本計劃旨在符合《國內稅收法典》第125條及相關聯邦法規的規定。

員工確認,包括美國國內稅收署(IRS)在內的政府機構,可能會對本計畫進行審查或審計。

員工同意配合相關機構提出的合理要求,提供用於核實資格或理賠申請所需的文件或資訊。

若監管機構認定,因不符合法規要求,特定款項必須被視為應稅薪酬,則雇主或 Ignite Health 可採取糾正措施,包括但不限於:

  • 薪資調整

  • 稅務申報更正

  • 在法律允許範圍內,追回已不當報銷的款項

11. 無稅務或法律建議

雇主及 Ignite Health 均不就參與本計畫提供任何稅務、會計或法律建議。

建議員工就參與本計劃可能產生的稅務後果,並諮詢其個人的稅​​務顧問。

12. 員工確認

在第125條「自助式福利計畫」(Section 125 Cafeteria Plan)下選擇福利,員工確認其:

  • 已收到並審閱本揭露文件

  • 瞭解參與本計劃所涉及的稅務影響

  • 瞭解「彈性支出帳戶」(Flexible Spending Account)的相關規則及資金沒收條款

  • 同意遵守本計劃的各項條款及適用的美國國稅局(IRS)法規

  • 接受上述行政管理規定

參與本計劃即視為接受上述各項條款。

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