La Compañía mantiene un Plan de Cafetería de la Sección 125 (el "Plan") de conformidad con la Sección 125 del Código de Rentas Internas y las regulaciones federales aplicables.
El propósito del Plan es permitir a los empleados elegibles optar por ciertos beneficios calificados mediante contribuciones de reducción salarial antes de impuestos. La participación en el Plan permite a los empleados recibir ciertos beneficios en lugar de una compensación en efectivo sujeta a impuestos, lo cual puede reducir el ingreso imponible, sujeto a las normas fiscales aplicables.
El Plan tiene la intención de cumplir con todas las leyes y regulaciones fiscales federales aplicables. Solo los beneficios y gastos permitidos bajo el Plan y las normas aplicables del Servicio de Rentas Internas (IRS) podrán ser pagados o reembolsados antes de impuestos.
La Compañía ha contratado a Ignite Health para prestar servicios administrativos relacionados con el Plan.
2. Reducción salarial antes de impuestos e implicaciones fiscales
Al elegir beneficios bajo el Plan, el empleado reconoce y acepta que:
Los montos de contribución seleccionados se deducirán de los salarios antes de la aplicación del impuesto federal sobre la renta, el Seguro Social (FICA) y los impuestos de Medicare, en la medida en que la ley lo permita.
Dado que los salarios sujetos a impuestos se reducen, la participación en el Plan puede resultar en:
Una menor obligación tributaria actual en concepto de impuesto federal sobre la renta; y
Una posible reducción en ciertos beneficios basados en el salario, incluyendo, entre otros, los beneficios del Seguro Social, los beneficios por discapacidad o la compensación por desempleo.
Las elecciones realizadas bajo el Plan son, por lo general, irrevocables durante el año del plan, a menos que ocurra un cambio de elección permitido a mitad de año, de conformidad con las regulaciones del IRS y los términos del Plan.
Los empleados son responsables de considerar detenidamente sus elecciones y el posible impacto financiero de su participación.
3. Disposiciones sobre la Cuenta de Gastos Flexibles (FSA) (Si corresponde)
Si el Plan incluye una Cuenta de Gastos Flexibles para la Salud («FSA de Salud») y/o una Cuenta de Gastos Flexibles para el Cuidado de Dependientes («FSA para el Cuidado de Dependientes»), se aplican las siguientes disposiciones.
a. Elección y disponibilidad
Los empleados deben elegir un monto de contribución anual antes del inicio del año del plan aplicable.
Para las FSA de salud:
El monto total de la elección anual está disponible para reembolso al comienzo del año del plan, aunque las contribuciones se realicen mediante deducciones de nómina a lo largo del año.
Para las FSA de cuidado de dependientes:
Los reembolsos se limitan al monto efectivamente contribuido en el momento en que se presenta una reclamación.
b. Oportunidad de los gastos elegibles
Únicamente los gastos incurridos durante el año del plan aplicable (o cualquier período de gracia o de arrastre permitido conforme al Plan) son elegibles para reembolso.
Los gastos deben:
Estar debidamente justificados
Cumplir con los requisitos establecidos en las normas aplicables del IRS
No haber sido reembolsados por ninguna otra fuente ni reclamados como deducción o crédito fiscal
c. Regla de «úsalo o piérdelo»
Las Cuentas de Gastos Flexibles están sujetas a la regla de «úsalo o piérdelo» del IRS.
Cualquier saldo no utilizado que permanezca al final del año del plan (o durante el período de gracia o de arrastre aplicable, si se ofrecen) podría perderse, de conformidad con las regulaciones del IRS y los términos del Plan.
Los empleados son los únicos responsables de estimar los gastos elegibles previstos al realizar sus elecciones.
d. Prohibición de retiros en efectivo o usos no calificados
Los fondos de la FSA:
No pueden retirarse en efectivo.
No pueden utilizarse para gastos personales o no calificados.
Solo pueden utilizarse de conformidad con las disposiciones del Plan.
Las Cuentas de Gasto Flexible no son cuentas de ahorro y no pueden transferirse ni cederse.
4. Gastos médicos elegibles – Cuenta de Gastos Flexibles para la Salud (FSA)
Los reembolsos de la FSA para la Salud se limitan a los gastos médicos elegibles, según se definen en la Sección 213(d) del Código de Rentas Internas y están permitidos por el Plan.
Definición general
Los gastos médicos elegibles son aquellos pagados para el diagnóstico, la cura, el alivio, el tratamiento o la prevención de enfermedades, o para tratamientos que afecten cualquier estructura o función del cuerpo.
Ejemplos de gastos elegibles
Los ejemplos pueden incluir:
Consultas con médicos y especialistas
Servicios hospitalarios y procedimientos quirúrgicos
Atención preventiva (exámenes físicos, pruebas de detección, vacunas)
Pruebas de diagnóstico y servicios de laboratorio
Tratamiento de salud mental y trastornos por uso de sustancias
Atención quiropráctica y fisioterapia
Medicamentos recetados e insulina
Medicamentos de venta libre elegibles, según lo permitido por las normas del IRS
Equipo médico duradero y suministros
Servicios dentales, incluida la ortodoncia
Servicios de la vista, incluidos anteojos, lentes de contacto y LASIK
Audífonos y suministros relacionados
Extractores de leche y suministros para la lactancia
Transporte médico calificado o reembolso por millaje (sujeto a los límites del IRS)
Ejemplos de gastos generalmente no elegibles
Entre los gastos generalmente no elegibles se incluyen:
Procedimientos estéticos que no son médicamente necesarios
Membresías de gimnasios o programas generales de acondicionamiento físico
Vitaminas o suplementos para la salud general
Blanqueamiento dental
Gastos reembolsados por otro plan o reclamados como deducción fiscal
5. Requisitos de justificación
Todas las solicitudes de reembolso deben estar debidamente justificadas.
La documentación requerida debe incluir:
Fecha en que se incurrió en el gasto
Descripción del servicio o artículo
Importe del gasto
Nombre del proveedor o establecimiento
La documentación aceptable puede incluir recibos, facturas o explicaciones de beneficios (EOB).
El administrador del plan podrá solicitar documentación adicional cuando sea necesario para confirmar la elegibilidad.
6. Uso indebido, incumplimiento y recuperación de impuestos sobre la nómina
El empleado reconoce y acepta que:
Queda prohibido el uso de contribuciones antes de impuestos o de fondos de la FSA para gastos no elegibles o que no cuenten con la debida documentación justificativa.
El incumplimiento de los términos del Plan o de las normas aplicables del IRS puede ocasionar que los montos pierdan su estatus de tratamiento fiscal preferencial.
Si los fondos se utilizan de una manera incompatible con el Plan o con la legislación aplicable, es posible que se exija al empleador:
Reclasificar los montos afectados como salarios sujetos a impuestos; y
Recuperar los impuestos sobre la nómina aplicables, incluidos los del Seguro Social (FICA) y Medicare.
Las correcciones podrán efectuarse mediante:
Ajustes en la nómina durante el año del plan
Correcciones retroactivas en la nómina
Ajustes en la presentación de informes fiscales de fin de año
El empleador e Ignite Health podrán implementar las medidas correctivas razonables que resulten necesarias para mantener el estatus de calificación fiscal del Plan.
7. Administración del Plan y Limitación de Responsabilidad
La Compañía ha contratado a Ignite Health para que preste servicios administrativos al Plan.
Ignite Health actúa exclusivamente en calidad de administradora y gestiona el Plan de conformidad con el documento escrito del Plan y la legislación aplicable.
Ni el empleador ni Ignite Health garantizan el tratamiento fiscal de ningún beneficio, reembolso o elección en virtud del Plan.
Los empleados son los únicos responsables de:
Determinar la elegibilidad de los gastos
Garantizar el cumplimiento de los requisitos del IRS
Mantener la documentación adecuada
En la máxima medida permitida por la ley, Ignite Health y el empleador no serán responsables de las consecuencias fiscales, sanciones o pérdidas que surjan de las elecciones de los empleados, la presentación de reclamaciones o el incumplimiento de las normas del Plan.
8. Indemnización y Exención de Responsabilidad
En la máxima medida permitida por la ley, el empleado acepta indemnizar, defender y eximir de responsabilidad a la Compañía y a Ignite Health —incluyendo a sus filiales, funcionarios, directores, empleados, agentes y representantes— frente a cualquier reclamación, responsabilidad, daño, impuesto, sanción, interés, pérdida, costo y gasto (incluidos los honorarios razonables de abogados) que surja de, o esté relacionado con:
La presentación de reclamaciones inexactas o no elegibles
La falta de presentación de la documentación requerida
El uso indebido de los fondos del Plan
La declaración falsa respecto a la elegibilidad o a los gastos
Las responsabilidades fiscales derivadas de las acciones o del incumplimiento por parte del empleado
El empleado acepta reembolsar al empleador o a Ignite Health cualquier pérdida, sanción o costo administrativo que resulte de dichas acciones.
9. Interpretación del Plan y Autoridad Administrativa
En la medida en que lo permitan la ley y el documento del Plan, Ignite Health, actuando en su capacidad administrativa, tendrá la autoridad para:
Interpretar las disposiciones del Plan
Determinar la elegibilidad para los beneficios
Evaluar las solicitudes de reembolso
Solicitar documentación
Establecer procedimientos administrativos razonables
Las determinaciones administrativas realizadas de buena fe se considerarán definitivas y vinculantes en la medida en que lo permita la ley.
10. Cumplimiento normativo y cooperación en auditorías gubernamentales
El Plan tiene como objetivo cumplir con la Sección 125 del Código de Rentas Internas y las regulaciones federales relacionadas.
Los empleados reconocen que las agencias gubernamentales, incluido el Servicio de Impuestos Internos (IRS), pueden revisar o auditar el Plan.
Los empleados aceptan cooperar con las solicitudes razonables de documentación o información necesaria para verificar la elegibilidad o las reclamaciones.
Si una autoridad reguladora determina que ciertos montos deben tratarse como compensación sujeta a impuestos debido a un incumplimiento, el empleador o Ignite Health podrán implementar medidas correctivas, que incluyen:
Ajustes en la nómina
Correcciones en la declaración de impuestos
Recuperación de fondos reembolsados indebidamente, cuando la ley lo permita
11. Sin asesoramiento fiscal ni legal
Ni el empleador ni Ignite Health proporcionan asesoramiento fiscal, contable o legal con respecto a la participación en el Plan.
Se recomienda a los empleados que consulten a su asesor fiscal personal sobre las posibles consecuencias fiscales de su participación.
12. Reconocimiento del empleado
Al seleccionar beneficios bajo el Plan de Cafetería de la Sección 125, el empleado reconoce que:
Ha recibido y revisado esta divulgación
Comprende las implicaciones fiscales de su participación
Comprende las normas de la Cuenta de Gastos Flexibles y las disposiciones sobre la pérdida de fondos
Acepta cumplir con los términos del Plan y con las regulaciones aplicables del IRS
Acepta las disposiciones administrativas descritas anteriormente
La participación en el Plan constituye la aceptación de estos términos.